Ein wesentlicher Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Kreisverwaltung ist der Umstieg von der Papierakte zur elektronischen Akte. 

Schon Mitte 2024 arbeitet 50 % unserer Belegschaft vollständig mit der E-Akte, Eingangsrechnungen werden schon im ganzen Haus digital im Dokumentenmanagementsystem bearbeitet. 

Der Einsatz der elektronischen Akte ermöglicht eine effizientere Verwaltung unserer Akten. Sie können nicht nur schneller gefunden und bearbeitet werden, auch die Verknüpfung verschiedener Zuständigkeiten ist über sogenannte „Workflows“ möglich und vereinfacht somit die organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zeitgleich und ortsunabhängig auf eine Akte zugreifen. Viele Prozesse konnten wir so schon deutlich beschleunigen. Zudem kann physisch Platz eingespart werden, da keine Aktenräume mehr benötigt werden. Dies hat einigen Ämtern bereits die Einrichtung zusätzlicher, moderner Besprechungsräume ermöglicht. 

Durch die sinnvolle Vergabe von Zugriffsrechten gelingt ein sicherer Umgang mit Daten. Außerdem können Bearbeitungsschritte nachvollzogen werden, was die Transparenz erhöht.